近藤麻理恵が教える、紙のゴミをきれいに片付ける方法

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近藤麻理恵が教える、紙のゴミをきれいに片付ける方法

こんなに大変な作業なので、私たちは専門家のマリー・コンドウさんとスコット・ソネンシャインさんに直接相談しました。彼らの最近の著書「Joy at Work」は、仕事場（自宅、オフィス、移動中）を実際に整理整頓するのに役立ちます。

紙を所定の場所に置く

書類は全部捨てるのが鉄則です。私がそう言うと、私のクライアントはいつも呆然とします。もちろん、書類を全部なくすべきだと言っているのではありません。本当に必要なものだけを選び、残りは捨てるには、どれだけの覚悟が必要かを伝えたいだけです。紙は薄く見えるので、ついつい取ってしまいます。書類がたまればたまればたまるものほど、特定の書類を探すのに時間がかかり、整理整頓も難しくなります。

まず、すべての書類を一か所に集めて、1 枚ずつ確認します。封筒に入っている書類も、広告のチラシやその他の不要な資料が混ざっていないか、1 ページずつ取り出して確認する必要があります。

コンテンツにざっと目を通すときに、書類をカテゴリに分類しておくと便利です。こうすることで、終わったときに書類を整理する作業が早く簡単に行えます。書類は、保留中、保存する必要があるため保存、保存したいため保存の 3 つのカテゴリに大別できます。

保留中のカテゴリには、未払いの請求書など、何らかの対応が必要な書類が含まれます。処理が完了するまで、これらすべてを 1 つの縦型ファイルボックスに保管することをお勧めします。そうすれば、他のカテゴリの書類とごちゃごちゃになることがありません。

次に、保存が義務付けられている書類カテゴリ別に分類し、キャビネットや棚のフォルダーにファイルします。オリジナルを保管する必要がない場合は、スキャンして電子的に保存できます。この場合、分類しながらスキャンするのではなく、「後でスキャンする」山に入れて、一度にスキャンする方が効率的です。

最後のカテゴリーは、他の理由で保存しておきたい書類です。参考資料として保存しておきたい書類や、実際に喜びを感じる書類などが含まれます。しかし、人々が「ただ単に」物を保管し続けると、リバウンドしてしまうという問題がよく起こるため、書類に関する基本ルールはすべて破棄することを覚えておいてください。

私の片付けレッスンでは、クライアントがどの書類を取っておいてどの書類を捨てるか決めかねているとき、私はそれぞれの書類について「これはいつ必要になるの？」「どれくらい前から持っていたの？」「どのくらいの頻度で見返しているの？」「インターネットで同じ内容が見つかるの？」「すでにコンピューターに保存しているの？」「これがないとどれだけ問題になるの？」「本当に楽しい気分になるの？」といった質問を連発します。もしあなたが、書類をすべて捨てるべきだという前提にためらうなら、私があなたのオフィスに入ってきて、あなたの書類をすべてシュレッダーにかけると宣言したと想像してみてください。あなたならどうしますか？書類の中からどれを必死に救い出しますか？シュレッダー?

紙が裏返らないように保管する方法

キム・ボヨン

私の 3 つの保管ルールに従っていれば、紙の乱雑さに戻ることはありません。

すべての書類を最後の一枚に至るまで分類します。

まず、プレゼンテーション、プロジェクト提案、レポート、請求書などの明確なカテゴリに書類を分類します。自分にとって最適なシステムを使用してください。今こそ、書類を分類して、生活を楽にするときです。

書類は立てて保管してください。

効率を最大限に高めるには、書類を吊り下げ式のファイルシステムに保管することが重要です。書類をカテゴリごとに別のフォルダーに入れて、ファイリングキャビネットに保管するか、棚に置いたファイリングボックスに立てて保管します。このように保管すると、書類の数が簡単にわかります。見た目もすっきりします。

保留ボックスを作成します。

その日に処理する必要のある書類のみを保管してください。保留中の書類を処理したら、保管する必要のない書類は破棄してください。

書類を整理し、それぞれのカテゴリーの所属先を決めたら、作業スペースを見て、書類を保管できる最大スペースの量を確認します。この保管容量を超えると、書類が溢れ始めます。それは、何が入っているかを見直す必要があるという合図です。このように定期的にチェックすることで、書類を常に整理された状態に保つことができます。

本のコレクションを整理する

キム・ボヨン

いつか読みたいと思っていたベストセラー、スキルアップのために買った会計のハウツー本、クライアントからもらった本…あなたの仕事場にはどんな本がありますか？

本には、仕事に役立つ貴重な知識が詰まっています。デスクや本棚に置いておくと、インスピレーションや安心感を与えてくれます。本を読むことでモチベーションが上がり、飾るだけで空間に個性が加わります。しかし、実際には、間違った理由で職場に本を置いていることがよくあります。

私のクライアントの一人は、オフィスの本棚に未読の本をぎっしり詰め込んでいました。数えてみると、50冊以上あり、その半分以上は2年以上も棚に置かれたままでした。「次の休暇中にできるだけたくさん読みます」と彼女は断言しました。しかし、私たちが再会したとき、彼女が途中で諦めたと聞いても驚きませんでした。彼女がなんとか読んだ本のほとんどは、最近購入した本でした。「読まないままにしておくのはもったいないと思ったので、一気に読み切るために速読することにしました」と彼女は言いました。「でも、義務感でやっているだけのような気がしてきました。何の喜びももたらしてくれませんでした。これはさらにもったいないと思ったので、多くの本を手放すことにしました」。最終的に、彼女は厳選した15冊だけをオフィスに残すことに決めました。

本を整理するときは、まず一箇所に本を集めます。本棚に置いたままタイトルを見て選べばいいのにと思うかもしれませんが、このステップを省かないでください。本棚に長く置いてあると、その本は風景の一部となってしまいます。目の前にあっても意識が向かず、どれが楽しいか判断しにくくなります。実際に手に取って初めて、本を独立した存在として見ることができるのです。

特定の本が喜びをもたらすかどうかを判断するのが難しい場合は、自分自身にいくつかの質問をしてみてください。たとえば、いつそれを買ったのか？何回読んだのか？もう一度読みたいのか？

自分自身に問いかけるべきもう一つの質問は、その本があなたの人生においてどのような役割を果たしているかということです。喜びをもたらす本読み返すことでやる気やエネルギーが湧いてくるもの、それがあるだけで幸せな気持ちになるもの、最新情報を知らせてくれるもの、マニュアルのように仕事の効率化に役立つものなどがあります。

最後に、その本を今でも書店で見かけたら買うかどうか、それとも興味の対象としては最盛期を過ぎているかどうかという質問です。お金を払ったからといって、すべての本を最後まで読まなければならないわけではありません。

このような質問をする目的は、無意識に本を処分するよう自分に強制することではありません。むしろ、所有する本それぞれとの関係を探るのに役立ちます。本があなたに喜びをもたらすなら、自信を持って好きなだけ本を保管するのが正しい選択です。

近藤麻理恵は ベストセラー人生を変える片づけの魔法（12ドル、amazon.com; 16ドル、ブックショップ.org）そして仕事の喜び （10ドル、amazon.com; 23ドルブックショップ.org）、そして、 近藤麻理恵と一緒に片づけNetflixで配信中。スコット・ソネンシャインはライス大学の教授であり、ベストセラーの著者でもある。ストレッチ（23ドル、amazon.com; 28ドル、ブックショップ.org）。