1日たった5分で散らかった書類を整理する方法

自宅の整理整頓における最大の課題について考えると、おそらく次のようなことが思い浮かぶでしょう。散らかったキッチンカウンター、詰め込み過ぎた寝室のクローゼット、そしてその積み重なった書類の山を整理する方法。積み重なった書類を整理する作業は非常に困難に思えるため、多くの人ができるだけ先延ばしにしがちです。

紙の乱雑さを整理する方法も知りたいですか? 以下に詳しく説明する仕分けステーションを設置することから始めれば、紙の乱雑さとは永遠におさらばできます。

紙の散らかりをどのくらいの頻度で整理するか

書類の整理は毎日の作業です。書類の山が膨れ上がるまで先延ばしにするのではなく、1日5分だけ時間を割いて紙の整理。

あなたが必要なもの：

• 紙選別機
• リサイクルビン
• ファイルフォルダ
• マガジンホルダー
• ファイリングキャビネット
• シュレッダー

書類を効率的に仕分けする方法

ステップ1: 紙の仕分けシステムを設定する

紙の散らかりが積み重なる前に対処するコツは、ドアから入ってきた瞬間にそれを捕まえることです。玄関や泥よけ室 (玄関の横の壁でも可) に、2 つまたは 3 つのカテゴリのラベルを貼った紙の仕分け箱を設置します。

• 長期保存庫
• 早急に対処する
• 子どもたちの重要な書類（遠足の詳細など）

玄関に入ったら、1 分ほどかけて各郵便物を開き、長期保管するものか、対処するもの (支払う必要のある請求書など) か、すぐに捨てるものかを判断します。

ステップ2: リサイクルの準備をする

仕分けステーションの真下に紙リサイクル ビンを設置します。こうすることで、チラシやカタログをすぐに捨てることができます。リサイクル ビンに直接捨てられる紙の多さに驚くかもしれません。

ステップ3：ペーパーレス化とデジタル化を可能な限り進める

1 週間、すぐにリサイクルするものを書き留めてください。いつもすぐに捨ててしまうメールがある場合は、購読を解除してください。紙と時間を節約できます。

請求書や銀行取引明細書については、デジタル通知に切り替えられるかどうか検討してください。請求書が受信トレイに届くと、支払いを忘れずに済むかもしれません。

迷惑メールも停止できます。手数料2ドルで、DMAchoice.org今後 10 年間、カタログなどのメールの全カテゴリの配信を停止できるようになります。

すでに持っている紙のファイルについては、原本を保管する必要があるものと、スキャンしてデジタルで保存できる書類に分類します。物理的なコピーが不要な書類はスキャンして、コンピューター、ハードドライブ、またはクラウド (書類が特に重要な場合は、3 つすべて) に保存します。スキャンした各書類にわかりやすい名前を付け、後で見つけやすいフォルダーに書類を分類します。

仕分けとスキャンを 2 つのタスクにまとめて行うと (仕分けをすべて行い、その後スキャンをすべて行う)、処理が速くなります。また、よくわからない文書や保存してスキャンしておきたい文書がある場合は、仕分けの過程でそれらの文書を山に積み上げます。紙の書類が不要になった文書をスキャンしたら、シュレッダーにかける山にまとめて、一度にすべて行います。

ステップ4: 不要なものを細断する

ジャンクメールなどリサイクルできる文書もありますが、シュレッダーにかける必要がある文書も数多くあります。何をシュレッダーにかける必要があるかわからない場合は、いくつかのガイドラインに従ってください。次の文書は必ずシュレッダーにかける必要があります。

• 銀行取引明細書、クレジットカード取引明細書、クレジットカード申込書、事前承認カードなど、財務情報が記載されたもの
• キャンセルされた小切手
• 公共料金
• 税務書類
• ATM領収書と売上領収書
• クレジットカードや保険などの郵便で届くオファー
• 期限切れの保証
• 古い身分証明書と運転免許証
• 期限切れのクレジットカード
• 署名のある文書

上記の文書は、単なる提案のリストです。経験則は、疑わしい場合はシュレッダーにかけることです。コンピューター作業や書類処理をする机の下にスペースがある場合は、シュレッダーを購入してそこに置いておき、文書が届いたらすぐにシュレッダーにかけられるようにします（積み上げておくのではなく）。

シュレッダーがいっぱいになったら、細断した紙を袋に入れて捨てるかリサイクルしてください。シュレッダーで細断した紙を回収してくれる市もあれば、回収してくれない市もあり、リサイクルのためにシュレッダーで細断した紙を持ち込める特定の回収場所がある市もあります。市や廃棄物収集サービスに問い合わせて、その方針を確認してください。

ステップ5: 長期保存場所を作成する

この仕分けシステムを 1 週間ほど使用したら、「長期保管」箱にどんな書類が入るかを記録し始めます。これは人や家庭によって異なります。

実際に保管しておく必要のあるものはほとんどないことに気づくかもしれません。あるいは、子供が学校から持ち帰った芸術作品のように、整理する必要のある書類が山積みになっているかもしれません（捨てるのはほぼ不可能に思えるかもしれません）。

保存する必要があると判断したものに基づいて、ニーズに合わせた整理システムを作成します。カテゴリを必要なものだけに限定して、おそらく使用しないものを保存しないようにしましょう。量に応じて、次のストレージ オプションのいずれかを利用できます。

• ファイルフォルダ。保管する書類の種類がそれほど多くなく、請求書や銀行取引明細書のほとんどをデジタル化している場合は、ファイル フォルダーをいくつか用意するだけで十分でしょう。納税申告書を 1 つに、重要な書類を別のフォルダーに入れておけば、それらのカテゴリに当てはまらない書類を保管しておく気にはなれません。
• 雑誌ホルダー。書類を保管する必要があるカテゴリが複数ある場合や、複数の子供がいる場合は、スタイリッシュな雑誌ホルダーのセットを購入することを検討してください。カテゴリごとに異なる色のオーガナイザーを入手し (税金は黄色、医療書類は緑)、家族ごとに 1 つずつ用意します。さまざまな雑誌ホルダーがオフィス スペースを明るくします。
• ファイリングキャビネット。数十年分の重要な書類を保管している方は、ファイリング キャビネットに投資する時期です。上記のフォルダーや雑誌ホルダーと同様に、この整理システムは、作成するカテゴリによってのみ効果を発揮します。すべての書類を確認し、期限切れのクーポンやシュレッダーにかけた古い書類を処分したら、残っているものに応じてカテゴリを選択します。