時間管理が、多くの人にとって達成不可能で不十分な生産性向上のアプローチになっているのには理由があります。時間管理スキルの低さが自分の最大の欠点であり、家庭や職場で足かせになっていると考えている人もいるかもしれません。しかし、なぜ誰もが時間を「管理」できると期待されるのでしょうか。時間は不確定で自律的な概念であり、したがって本質的に管理不可能なのです。
あなたは自分自身に何回こう言ったことがあるだろうかこれをする午後2時にその作業を開始すると、より緊急のメールが届きます。ディン!—そして、それに返信する必要があります。すると、受信箱が他のメールだらけになっているのに気付きます。ウィンドウが開いている間に、それらに返信したほうが良いでしょう。あるメールには、先日友達から送られてきた別の記事へのリンクがあり、それを読むのを忘れていたことを思い出します。読み始めると、すでに 2:28 で、最初のことに費やす時間は 1 時間しかないことに気づきます。(不安と自責の念が湧いてきます。)
午後2時に戻したり、失われた28分間の仕事を補うために時間を止めることはできません。できる代わりにすべきことは、生産性をどのように達成すべきかという考え方を再構築することです。時間に追いつこうと努力する（そして失敗する）のではなく、注意—いつ、何に集中するか（または集中しないか）を選択する能力。
時間管理がもはや役に立たない理由
「生産性への道を時間管理の観点から表現する限り、私たちは常に不利な立場に立たされることになる」とマウラ・トーマス生産性の専門家であり、注意力管理: 毎日成功し生産性を高める方法。
トーマス氏によると、時間管理という概念が多くの人に合わない主な理由は 2 つある。「1 つは、時間管理というと、実際に時間をコントロールできるという幻想を抱くが、実際にはコントロールできない。何をしても時間はどんどん進んでいく」と彼女は説明する。
2 つ目は、ほとんどの人が時間管理について考えるとき、まず自分自身との約束をしようとすることです (「午前 9 時に四半期分析を終える。10 時半にメールの返信を始める」)。トーマス氏が指摘するように、問題は、自分自身との約束を破るのは簡単 (最も簡単) だということです。誰があなたを止めるのでしょうか?
時間は依然として必要かつ重要ですが、個人の生産性を左右する唯一のものであってはなりません。トーマス氏は、カレンダーを「時間と密接な関係がある」ものにのみ使用することを推奨しています。これには、他の人との予定、イベント、プロジェクトの締め切りなどが含まれます。
厳密に言えば期限がなく、他の人に責任を負わないその他のタスクは、時間との関連性が弱い。こうした場合、午後 3 時に作業する計画を立てることはできるが、「その時間帯に注意力もコントロールできなければ意味がない」とトーマス氏は言う。「その時間帯がいつ終了しても、注意力もコントロールできなければタスクは完了しない」
「時間管理がカレンダーに自分の予定を入れることを意味するのであれば、私たちはその点で失敗しています。これまでも常に失敗してきました」と彼女は言う。「しかし、私たちが今、その点で失敗している理由は、気が散る要素が多すぎるからです。」
注意を管理するとはどういう意味ですか?
トーマス氏は、研究、執筆、生産性の指導経験を通じて、注意力管理を「自分の頭がどこにあるかを認識する機会と、その瞬間により適切な脳の状態に移行する能力を与える一連の行動」と定義するに至った。
注意力管理は、時間や時間管理の概念から完全に切り離されているわけではありません。なぜなら、それらはすべて相互に関連しているからです。(トーマスが認めているように、「ある意味では意味論について話しているのですが、私たちが使用する言葉には力があります。」)
しかし、概念としての目的は、どうやって自分を奮い立たせる: 誰にもコントロールできない時間をコントロールしようとするのではなく、注意力のコントロールを練習することに集中することができます。これは、練習と意志の力があれば、十分に実行可能なことです。簡単に言えば、トーマスは、人々が無力ではないことを思い出させ、忙しい日々をコントロールできるように力づけようと決意しています。
自分の注意力管理能力をよく理解する
注意力管理を生産性向上の方法として理解するには、まず、注意力自体が、広く、また個人的にどのように機能するかを理解する必要があります。トーマスが言及した「脳の状態」、つまり、私たちが一日のどの時点でも占め、切り替える「4 つの象限」の注意力について考えてみましょう。
彼女は、「私たちが陥り得るさまざまな脳の状態を大まかに分類すると、もちろんその数は無限にありますが、大まかに分類すると、1) 反応的で気が散っている、2) 集中していてマインドフル、3) 空想または心がさまよっている、4) フロー状態になります」と述べています。
1. 反応的で気が散る
これは、在宅勤務の親であろうと、企業のコンサルタントであろうと、ほとんどの人が一日中この精神状態にあることです。この状態では、試みる集中したいのに、周囲の状況をコントロールできず、メールの通知、Slack の通知音、電話の着信音、面白い記事を読みたい、誰かがデスクに寄ってちょっとした質問をする、おやつが食べたくなる、子供が仕事を邪魔するなど、気が散る要素に振り回されてしまう。自宅で仕事をしている間。
「私たちは物事から物事へと切り替えています...そして、私たちはただマルチタスク、より正確には、タスクの切り替えを1日を通して行っています」とトーマスは言います。プロジェクトを最後までやり遂げるつもりで始めたとしても、外部からの妨害や内部からの妨害が多すぎて、先延ばしの誘惑反応的で気が散った状態が続きますが、当然のことながら、これは最適な生産性を実現するための理想的な注意管理象限ではありません。
2. 集中力と注意力
「この 2 番目のバケツは、ある意味正反対です」とトーマス氏は言います。集中してマインドフルな状態とは、積極的に集中している状態です。1 つのタスク (長い電子メール レポートを書いて送信する) にすべての注意を集中することに努力したり、一連のタスクに一定の時間と集中力を捧げたりします (延期していた電子メールを数通送信するのに時間をかける)。
いずれにしても、この象限では「邪魔されないように対策を講じ、忍び寄ってくる他の考えを積極的に排除し、より認知的に要求の厳しいタスクに長時間注意を集中し続ける」とトーマス氏は言う。
これは、最も生産的で効率的な自分になるために活用すべき最も明白な心の状態です。トーマスは、著者でありジョージタウン大学のコンピュータサイエンスの准教授であるカル・ニューポートを引用しています。「ディープワーク」という言葉この状態で行われる作業の種類を説明します。
3. 空想や心の放浪
「これは、私たちが特にどこかに注意を向けているのではなく、気を散らすものに積極的に抵抗している状態です」とトーマスは説明します。「心をさまよわせて、なれ、そして、携帯電話を取り出してテキストを送ったり、テレビをつけたり、ポッドキャストを聴いたりすることにさえ意図的に「ノー」と言っているのです。トーマスは、バスを待っているとき、コーヒーショップで注文するために列に並んでいるとき、あるいは駐車場を歩いて車を取りに行っているときといった、静かな瞬間、あるいは「合間の」瞬間と呼んでいます。
こうした合間の時間を活動や気晴らしで埋めるのは無害で、賢明で生産的でさえあるように思えるかもしれません (エレベーターに乗っている間にメールをチェックするのはどうでしょうか)。実際、多くの場合、そうなのです。しかし、バランスを見つけることが重要です。なぜなら、こうしたちょっとした気晴らしの時間にこそ、良いことが起こるからです。
「この空想にふける状態こそ、洞察力やアイデアが湧き、創造性が本当に発揮されるときです」と彼女は言います。「洞察力や新しいアイデア、あるいは問題の解決を自分に命じることはできません。そうしたことは、静かな瞬間にのみ起こるのです。私たちは、何かをして、何かをして、何かをしなければ、生産的ではないと、どういうわけか認識するようになりました。しかし、実際には、その正反対なのです。」
4. 流れ
そして最後にフローがあります。これは、脳が他の3つの象限とは異なる働きをする、深く集中した心理状態です。この心理学的概念は、ハンガリーの心理学者によって初めて認識され、命名されました。ミハイ・チクセントミハイ、そして努力なしに自分の仕事に没頭することを意味します。「フロー状態にあるということは、時間と空間の中で自分を認識する脳の部分（お腹が空いている、寒い、退屈だ、私のインスタグラムの投稿に誰かがいいねしたかどうか）が消え去ることを意味します」とトーマスは言います。「目の前の仕事に完全に没頭し、自分がしていることに完全に没頭しているのです。」
言い換えれば、気づかないうちにゾーンに入っているということです。生産性を高めるには最適な精神状態ですよね？しかし、1つ問題があります。「フロー状態に入るよう自分に命令することはできない」とトーマス氏は言います。ただし、「集中してマインドフルな精神状態を長時間保てば、運が良ければフロー状態に入ることができるかもしれない」とも付け加えています。
「これらは私たちの脳の活動をまとめた4つの脳の状態であり、注意力の管理とは結局のところ、自分がどの状態にあるかを認識し、その瞬間に最も役立つ状態に意識的に移行する能力です」と彼女は言う。
注意力を管理する方法
注意力の管理を習得するための第一歩が、特定の瞬間に自分の心がどこにあるのかを認識することであるならば、第二のステップは、どの脳の状態が手元のタスクに最適であるかを認識し、それを完了するために意図的に自分自身をその脳の状態に移行することです。
忙しい日に過ごすには、「集中してマインドフル」な状態が理想的だと言っても過言ではありません。これは、より一般的な「反応的で気が散る」状態ではありません。しかし、眠くて頭がぼんやりしている朝一番に、どうやってその状態に到達できるでしょうか。あるいは、山積みのタスクが本当に手に負えない正午ごろに、あるいは、お腹が空いて疲れていて、同僚 (または家族) が邪魔をしている午後 3 時ごろに、どうしたらよいでしょうか。コントロールを取り戻しましょう。
「人々は仕事を終わらせる必要があると私に言うが、邪魔され続けるのでできない。人々はいつも「邪魔されないようにする唯一の方法は、一定期間邪魔されないように人々に伝えることです」とトーマスは説明する。
トーマス氏は次のように言っています。「注意力は注意散漫に対する解毒剤です。注意散漫に支配されるのではなく、注意散漫に対する自分の主体性を認識しましょう。」 「注意力をコントロールするための最も重要な 2 つのテクニックは、環境とテクノロジーをコントロールすることです」と彼女は言います。その方法は次のとおりです。
環境をコントロールする
これを行う 1 つの方法は、集中しようとしていることを他の人に伝える合図を作ることです。文字通りの「邪魔しないでください」サインでも構いませんし、ヘッドフォンをつけることもそうです。オフィスや別の作業エリアがある場合は、ドアを閉めることも、必要であればこれらすべてを行うこともできます。「合図が何であれ、明確に伝えてください。ヘッドフォンをつけているからといって、それが邪魔しないでくださいという意味だと相手が理解してくれるとは思わないでください。相手に伝える必要があります」とトーマス氏は強調します。「私の「邪魔しないでください」サインが出ているときは、本当に緊急でない限り邪魔しないでくださいという意味です。これが環境を管理する例です。」
一日中「邪魔しないで」という合図を出すのは現実的ではないが、トーマス氏は、たとえば1時間に20分、あるいは1日に2回、90分程度、自分をシャットアウトして集中することを勧めている。「頻度と期間はあなた次第で、仕事の性質や周囲の人々があなたをどれだけ必要としているかによって決まります」と彼女は言う。
テクノロジーをコントロール
気が散らない環境を作ったら、次は最大の気を散らすもの、つまりデバイスを排除します。すべての通知バナー、数字、ドット、通知音、DM は、ユーザーの注意を引くように設計されています。通知も十分に役立ちますが、思っている以上に制御できることがあります。
「環境と注意力をコントロールするための 2 番目のステップは、電子メールを閉じるか、オフラインまたは邪魔しないモードにすることです」とトーマス氏はアドバイスします。たとえ、あなたが取り組んでいるタスクそのものが電子メールであったとしてもです。
「返信しなければならないメールが50通ある場合、新しいメールが来ないようにするしかありません」と彼女は言う。「そうしないと、最初のメールに返信すると、新しいメールが来るので、既存の50通に手が回らなくなってしまいます（そして、さらに新しいメールが来るのです）」。新しいメールだけに注意を向ける後回答しようとしていた既存のメッセージに返信しました。
それから、携帯電話を隠します。そして「周囲にある、振動したり、音を発したり、その他の注意を喚起するもの」も隠します。トーマス氏はこう言います。携帯電話を「おやすみモード」にして、サイレントにして、画面を下にして置きます。あるいは、もっと良いのは、どこか見えないところに置くことです。「研究によると、携帯電話が電源オフで画面を下にして置いてあっても、携帯電話があるだけで気が散るそうです。」(慌てる必要はありません。集中時間が終わったら、携帯電話、メール、Google チャット、Twitter など、他のものをチェックできます。)
もしあなたが好きな人なら背景雑音何を聴くかは慎重に。ポッドキャストはオフィス再放送やラップ音楽は集中力を高めるのに役立ちますが、逆の効果をもたらす可能性もあります。
「人それぞれですが、一般的に、それは非常に気が散るものである、と研究は示しています。人にとって最も気が散るのは、他人の声の音です」とトーマス氏は言います。「本当に騒音が欲しいなら、クラシック音楽、海の波の音、コオロギの鳴き声、火の燃える音など、騒音にしましょう。」
タスクを細分化し、停止ポイントを指定する
タスクを実行する時間だと判断したら、潜在的な中断を排除し、そのタスクを「完了するまで、または開始前に決定した停止ポイントに到達するまで」実行します。ここで、時間と注意力が密接に関係します。
大きなタスクが 1 つある場合は、達成可能な部分に分割し、その完了を終了点とします。各タスクが完了するまで、全神経を集中して取り組みます。または、タイマーを設定し、その時間内に完了できることに全神経を集中すると決めます。
古い習慣を改革し始める
このステップでは、注意を集中することが自然にできるようになるために、上記の習慣を実践します。
「『私たちはデバイスに依存しているのですか？』とよく聞かれます。私は心理学者ではありませんが、テクノロジーは意図的に習慣化されていると言えます」とトーマス氏は言う。「携帯電話のアプリはすべて、私たちの注意を奪うように設計されているのです。」
タスクからタスクへ切り替えたり、通知を消したり、テキストをチェックしたり、バックグラウンド ノイズとしてテレビをつけたりする誘惑に負けたりすることは、すべて私たちの日常生活の一部になっています。私たちは基本的に、あらゆる場面で気を散らすように訓練されています。「私たちは気を散らされることに慣れてしまっている」とトーマス氏は考えています。
注意散漫を軽減することで、「注意散漫のない長時間に慣れ、より長時間集中し続ける能力が高まります」と彼女は言います。「注意散漫が集中力を徐々に奪っていくのと同じように、注意散漫をコントロールすることで集中力が高まります。[最終的には]数分ごとに切り替えるのではなく、いつ切り替えるかをより自由に選択できるようになります。」
「私たちにとって最も重要なことを達成できないのは、それが生産性の私の定義ですが、一日の時間が足りないからではありません」とトーマスは結論づけています。「私たちは、周囲のあらゆる物事に対して完全に無力であるかのように振る舞いますが、実際はそうではありません。私にとって、それが最も重要なメッセージであり、私が最も情熱を注いでいるメッセージです...私は、自分の注意力をコントロールできることを人々に理解してもらいたいのです。今はそうではないかもしれませんが、コントロールすることはできます。」
