新しい調査によると、メールの書き出しと終わり方として最も最悪なのはこれだ

新しい調査によると、メールの書き出しと終わり方として最も最悪なのはこれだ

人々は「iPhone から送信」という免責事項には興味がありません。

Eメールメールは、あらゆる業界のほぼすべての人が使いこなさなければならない普遍的なコミュニケーション ツールです。しかし、他の多くの大人のライフ スキルと同様に、私たちの多くは、特別な指導や専門コースではなく、観察によってその使い方を習得しました。そのため、仕事のメールを送信する前に「これで正しいだろうか?」と疑問に思ったことがある人は、決してあなただけではありません。それでも、メール コミュニケーションには暗黙のルールが数多くあり、ビジネス メール メッセージを送信する際のすべきこととすべきでないことに関して、強い意見を持っている人が多くいます。

語学学習アプリとeラーニングプラットフォームのPreplyは、人々がさまざまなスタイルの電子メールコミュニケーションについて実際にどう感じているかを明らかにしたいと考え、調査した1,000人以上のアメリカ人に意見を聞きました。よく言われるように、第一印象はすべてであり、電子メールの非公式なルールの多くは冒頭の文章にかかっています。しかし、結論も重要な役割を果たし、調査回答者のほぼ半数（46％）が結論から判断できると答えています。同僚の気分メールの挨拶文と締めくくり文に基づきます。

最も一般的なメールの挨拶と締めくくり

調査では、さまざまなメールの挨拶や締めくくりに「カレン」という名前を使い、人々が最もよく使用し、好むオプションを調べました。挨拶では、シンプルな「こんにちは、カレン」が最もよく使用され、64%でした。より具体的な「おはようございます/こんにちは/こんばんは、カレン」が54%でそれに続き、48%が「こんにちは、カレン」を選びました。結果は、過度にフォーマルな挨拶とくだけた挨拶の中間の中立的な表現が全体的に好まれていることを示しています。(自己紹介に「親愛なるカレン」を選んだのはわずか19%で、名前をまったく使わない「こんにちは」を選んだのはわずか15%でした。)

締めくくりの好みも同様の傾向を示し、ほとんどの人がフレンドリーでありながら中立的な選択肢を選んでいます。圧倒的多数 (80%) はシンプルな「ありがとう」を選び、ややカジュアルな「ありがとう」が 71% で 2 番目に続きます。回答者のほぼ半数 (47%) は名前だけで締めくくっています。最も使用頻度の低い締めくくりは、「お大事に」(20%) や「よろしく」(16%) など、よりフォーマルで個人的な選択肢です。

調査によると、リストの中で最もよく使われる2つの挨拶と結びの言葉は、電子メールで受け取る際に最も好まれる選択肢でもあった。

メールの書き出しと締めくくりの最悪の方法

重要なのは、電子メールの挨拶文や締めくくり文の選択だけではありません。それらの選択がどのように受け止められるか、そして電子メールの相手がそれらの選択を辛辣な言葉として受け止めるかどうかも重要です。調査では、圧倒的多数の 91 パーセントの従業員が、一緒に働く人々が電子メールで受動的攻撃的な態度を取ることがあると回答しています。しかし、不満を表すために電子メールの文言を微調整したことがある人は 37 パーセントに過ぎませんでした。

したがって、意図的かどうかにかかわらず、メールの挨拶文や締めくくりの文から相手がどのようなサインを受け取っているかを知ることが重要です。アンケートの回答によると、最も攻撃的だと考えられたメールの挨拶文は実際には挨拶文がまったくないことであり、冒頭の「こんにちは」は 2 番目に嫌われていました (「こんにちは、カレン」という挨拶文はリストの 4 番目でした)。

リストの 3 番目にランクされた挨拶は、電子メールの冒頭にコロン付きの相手の名前 (「Karen:」) を使用することです。実際、回答者の 43 パーセントは、この種の呼びかけは攻撃的すぎるため、決して使用できないと答えています。

最も攻撃的な締めくくりは、挨拶文と同様に、締めくくりを一切書かないという選択肢でした。2番目は、自分の名前だけを書いて他には何も書かないというものでした。3番目は、おそらくおこがましいと思われるため、「よろしくお願いします」という締めくくりでした。

締めくくりとしてはまだ不十分ですが、回答者の約 3 人に 2 人 (65%) は「携帯電話から送信しました。誤字脱字はご容赦ください」という文言の使用をやめてほしいと考えており、半数以上 (51%) は「iPhone から送信しました」などの免責事項の使用をやめてほしいと考えています。

非公式の電子メールルール

人々は、どの電子メールの挨拶や締めくくりを使うべきかについて意見を持っているだけでなく、スレッド内でそれらをどのくらい長く使い続けるべきかについても考えを持っています。どうやら、最初の電子メールの後、ほとんどの人は、挨拶や締めくくりはすぐに (32 パーセント)、または電子メールのスレッドが続くにつれて徐々に (27 パーセント) 消えるべきであると考えています。

さらに、絵文字や感嘆符などの感情を表す追加の記号も使用されています。絵文字があらゆるコミュニケーションで一般的になるにつれ、仕事の場面で絵文字が「プロフェッショナル」であるかどうかについての意見は絵文字に有利に傾きつつあるようです。42 パーセントの人が仕事のメールで絵文字は決して適切ではないと答えていますが、半数以上 (58 パーセント) は絵文字が時々使用してもよいと考えています。

電子メールでの感嘆符の使用も、意味深な議論を呼ぶ。女性は親しみやすさをアピールするために感嘆符を多用する傾向があることが分かっているからだ。しかし、調査では、感嘆符の使用頻度については回答者の意見が分かれていることが判明した。ほぼ半数（48%）が電子メールを定期的に読み返して感嘆符を削除すると答えた一方、25%は電子メールを読み返して感嘆符を追加すると答えた。

しかし、メールを書く「正しい」方法は、職場環境の状況や会話の内容によっても大きく異なります。しかし、調査結果が示すように、疑問がある場合は、最もシンプルで中立的な選択肢が最善の策となる場合が多いようです。